Il existe des formules avec identification des enveloppes (enveloppes scannées pour formules LIBERTE ou DECOUVERTE ou identifiées par un libellé pour la formule BOITE POSTALE).
Lorsque l’enveloppe est scannée dès sa réception, vous verrez le recto et le verso.
Ensuite, c’est vous qui choisissez les enveloppes à ouvrir à travers votre espace client. Les numérisations des 6 premières pages sont effectuées dans la journée ou au plus tard dans les 24 heures ouvrées. Les documents sont alors disponibles dans votre boite postale virtuelle. Vous en êtes aussi informé par courriel.
Numérisation des enveloppes
Même si votre abonnement est sans numérisation, vous pouvez demander le scan recto et verso de l’enveloppe. Cette fonction est disponible directement en ligne quelque soit votre abonnement.
Dès confirmation de votre demande, les photos de l’enveloppe (recto et verso) sont immédiatement visualisables. Cela vous permet de connaître l’expéditeur ou même le cachet de la poste.
Vos courriers non scannés et sans ouverture
Vous pouvez également choisir de ne pas scanner vos courriers.
Vous choisissez un abonnement courrier simple avec garde et/ou réexpédition.
Fonction d’OCR
L’OCR ou ROC (Reconnaissance Optique des Caractères) permet de transformer une image en un texte avec des caractères. Cette fonction est automatiquement intégrée à toutes la formule Optimum.
Les images issues du scanner seront analysées par notre automate et transformées en texte sélectionnables.
Ainsi, si vous voulez récupérer des textes d’un courrier postal pour le modifier, vous pourrez utiliser la fonction copier/coller sans être obligé de tout resaisir.
Par exemple, un avocat vous avait transmis les statuts de votre société au format PDF standard. Vous aimeriez faire une modification des statuts qui font près de 50 pages mais vous n’avez pas le document éditable. Si nous recevons ces statuts, nous pouvons les « océriser » (reconnaître les caractères) et vous pouvez ensuite les récupérer au format Word sans avoir à tout retaper. Idéal, non ?
Lorsque qu’un document-image a été océrisé dans notre back-office, le logiciel de gestion documentaire de Courrier du Voyageur lui attribue des mots-clès de façon automatique et transparente.
De votre côté, vous pouvez alors faire des recherches avec vos mots-clés dans notre base de données.
Par exemple, vous recherchez la facture FA125634. Cette référence apparaît en haut à gauche d’un de vos documents. Alors tapez la référence dans l’onglet de recherche et vous retrouverez le document correspondant que vous aviez peut-être classé au mauvais endroit par inadvertance!
